Отчетные документы за проживание в гостинице

Деятельность сотрудника может быть связана с необходимостью командировок в другой город, регион, область. Согласно постановлению #749, средства, потраченные на проживание должны быть возвращены по приезду или выданы сразу.

Отчетные документы за проживание в гостинице – обязательное условие, подтверждающее в официальном порядке расходы по аренде жилья на отведенный период.

Какие документы на проживание должен предоставлять работник

Отчётные документы для командированного сотрудника по оплате за проживание включают:

◦ Счета из отеля/ гостиницы. Чек об оплате факта проживания предоставляется в первую очередь. Именно он подтверждает факт поступления средств на счет или в кассу. В счете указывается наименование и реквизиты гостиницы, ФИО проживающего, стоимость номера за сутки и весь период, время заезда и выезда;

◦ Договор об аренде квартиры, расписка и акт об оказании услуг;

◦ Если предоставляется служебное жилье, работодатель осуществляет безналичный расчёт.
Документы (счета, чеки, фирменные бланки) на проживание являются обязательными и предоставляются в трехдневный срок после возвращения на место. Оплата за проживание в командировке может происходить наличным или безналичным способом.

Оформить заказ


Фамилия, имя, отчество


Стоимость за 1 сутки проживания


Контактный телефон (мобильный)


Дата и время заселения в гостиницу


Дата и время выселения из гостиницы


Примечание (не обязательно)

Оставить заявку


Фамилия, имя, отчество


Контактный телефон (мобильный)


Задать вопрос (не обязательно)

Где может проживать сотрудник

Сотрудник, отправленный в командировку вправе самостоятельно решить, где будет останавливаться в другом городе:

◦ Отель или гостиница;

◦ Служебная квартира;

◦ Съемная квартира;

◦ Квартира родственников, знакомых.
В последнем случае никаких затрат не предусматривается и аванс на жилье должен быть возвращен. В остальных случаях документы гостиничные должны быть предоставлены в обязательном порядке.

Какие документы должны выдать в гостинице

Оплата счета в гостинице за проживание в ней сотрудника во время его нахождения в командировке может осуществляться за наличные средства, которые впоследствии будут возмещены по возвращению на рабочее место. В отдельных случаях, оплата осуществляется за средства заранее выделенные на проживание. Согласно нормам действующего законодательства, предоставленные гостиничные услуги должны быть официально подтверждены выданным чеком или другим бланком строгой отчётности. Отель обязуется предоставить работнику счёт или другой регистр, в котором отобразиться факт проживания в гостинице, период и расходы.

При отъезде с гостиницы сотрудник должен забрать отчетную документацию, которая свидетельствует о его проживании в отведенный отрезок времени. Если гостиница осуществляет контрольно-кассовый расчет, то предоставляется счет за оказанные гостиничные услуги. Не являются обязательными к оплате: сервисы в номер, СПА и массажи, бар, рестораны, за исключением случая, когда эти расходы предусмотрены и оговорены с работодателем заблаговременно.

Если гостиница в своей практике не использует контрольно-кассовую технику, она может предложить сотруднику, находящемуся в командировке собственно разработанные бланки, способные подтвердить факт расходов во время пребывания.

Как отчитаться работодателю

Оплата пребывания в отеле во время командировки урегулирована и действующим законодательством, и внутренними нормативами. Руководитель обязуется проинструктировать работника о порядке направления в командировку, подготовке и сдачи соответствующей отчетности, возмещении расходов в ходе поездки, согласно коллективному договору, положении о командировках и иными правовыми документами.

Работник в течение трёх дней после возвращения на свое рабочее место обязуется сформировать авансовую отчётность, к которой прилагается чек из гостиницы. В отчетность включается и следующая информация:

◦ Название регистра;

◦ Серия и номер документа (шестизначным);

◦ Название гостиницы;

◦ Реквизиты (ИНН, КПП и т.д.);

◦ Адрес;

◦ Печать.

Отчётный бланк изготавливается в типографии или печатается посредством автоматизированных систем или специализированных сервисов, учитывая текущие законодательные требования. Запрещено распечатывать отчет обычным документом, который не прошел верификацию автоматизированной системой.

Если нет отчётных документов

Если по ряду отдельных причин сотрудник после возвращения с командировки не предоставил в бухгалтерию отчетную документацию, предприятие в одностороннем порядке делает запрос в отель. Принимающая сторона предоставляет и высылает справку, которая считается подтверждением того, что сотрудник будучи в командировке останавливался у них. Такой вид документации вызывает вопросы у налоговой инспекции, однако это косвенное подтверждение факта расходов и выступает основанием для проведения взаиморасчетов, согласно положению 1 в 252-ой статье НК РФ.